近年、多くの米国日系企業でMicrosoft 365の導入が進んでいます。

メールやTeams、OneDrive、SharePointなど、多くの機能を利用できる非常に優れたクラウドサービスですが、実際の現場では「導入したものの十分に活用できていない」という声を多く耳にします。

私たちNikkei IT Partnersも、カリフォルニアやアリゾナ、サンディエゴを中心に数多くの日系企業をご支援する中で、共通する課題を見てきました。

今回は、Microsoft 365を導入しても活用できない企業に共通する5つの課題をご紹介します。

1. Outlookしか利用していない

Microsoft 365を導入していても、実際に利用しているのはOutlookだけという企業は少なくありません。

Teams、OneDrive、SharePointなどの機能を利用することで、情報共有や業務効率を大きく改善できますが、導入時に十分な説明や運用ルールがないまま利用が始まるケースが多く見られます。

結果として、月額ライセンス費用を支払っているにもかかわらず、本来得られるメリットを十分に活用できていない状況が発生します。

2. ファイル共有がメール添付のまま

社内資料や見積書、契約書などをメール添付でやり取りしている企業も多く存在します。

その結果、

• どれが最新版かわからない
• 古いファイルを誤って使用する
• 同じファイルが複数存在する
• 情報共有に時間がかかる

といった問題が発生します。

OneDriveやSharePointを活用することで、常に最新ファイルを共有できる環境を構築できますが、運用ルールの整備が重要になります。

3. セキュリティ設定が十分ではない

Microsoft 365は高いセキュリティ機能を備えていますが、設定が適切でなければ十分な効果を発揮できません。

例えば、

• 多要素認証（MFA）が設定されていない
• 退職者アカウントが残っている
• 管理者権限が適切に管理されていない
• デバイス管理が行われていない

といったケースは少なくありません。

特に米国の日系企業では、IT担当者が専任でいないケースも多く、セキュリティ設定が後回しになりがちです。

近年増加しているランサムウェアやメール攻撃への対策としても、Microsoft 365の適切な設定と継続的な運用管理が重要になっています。

4. IT担当者が兼任で十分な運用ができない

米国現地法人では、総務・経理担当者がIT業務を兼任しているケースが非常に多く見られます。

しかし実際には、

• パスワード管理
• PC管理
• アカウント管理
• ライセンス管理
• セキュリティ対策
• 問い合わせ対応

など、多くの業務が発生します。

本来の業務とIT管理を両立することは容易ではなく、結果として運用が属人化し、トラブル発生時の対応が難しくなることがあります。

5. 導入後の活用支援がない

Microsoft 365は導入して終わりではありません。

組織の成長や社員数の増加に応じて、

• Teams活用方法の見直し
• SharePointの整備
• セキュリティ強化
• デバイス管理
• 権限管理

など、継続的な改善が必要になります。

しかし、導入時のみベンダーが対応し、その後の相談先がないという企業も少なくありません。

継続的に相談できるITパートナーがいることで、Microsoft 365を最大限活用できる環境を整えることができます。

Microsoft 365を「導入」から「活用」へ

Microsoft 365は非常に優れたクラウドサービスですが、導入しただけでは十分な効果を得ることはできません。

重要なのは、自社の業務に合わせた運用ルールを整備し、継続的に改善していくことです。

Nikkei IT Partnersでは、米国の日系企業向けに、

• Microsoft 365導入支援
• Teams・SharePoint活用支援
• セキュリティ対策
• PC・デバイス管理
• ITヘルプデスク
• IT運用サポート

などを提供しております。

もし現在のMicrosoft 365の運用に課題を感じていらっしゃる場合は、お気軽にご相談ください。

お問い合わせについて

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